etfs a toujours accordé la plus grande importance à la protection des renseignements personnels dont il dispose. « Renseignements personnels » s’entend de toute information sur vous, susceptible de vous identifier ou de mener à votre identification. C’est dans cet esprit que nous avons rédigé la politique de protection des renseignements personnels, afin d’expliquer de façon détaillée comment nous assurons la protection de vos renseignements personnels et confidentiels, tout en nous conformant à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).
Pourquoi avons-nous besoin des renseignements personnels ?
etfs recueille, utilise et communique au besoin vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour vous offrir des Produits et Services d’assurance.
- Pour vous informer des Produits et Services offerts par etfs.
- Pour évaluer vos besoins financiers.
- Pour déterminer les produits qui répondent le mieux à vos besoins.
- Pour évaluer votre assurabilité.
- Pour établir votre admissibilité à l’assurance appropriée.
- Pour déterminer la prime applicable.
- Pour vous offrir des modes de paiement appropriés à vos besoins.
- Pour vous envoyer le remboursement auquel vous pouvez avoir droit.
- Pour vérifier votre identité.
- Pour vous offrir des services d’assistance.
- Pour vérifier l’exactitude de vos renseignements confidentiels.
- Pour étudier vos demandes de règlement.
- Pour régler vos sinistres.
- Pour obtenir une indemnisation des tiers responsables de vos pertes.
- Pour d’autres raisons qui vous seront communiquées par etfs avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels.
Collecte des renseignements personnels
etfs obtient directement de vous les renseignements personnels à votre sujet. etfs peut également s’adresser à des tiers, s’il y a lieu, mais seulement après avoir obtenu votre consentement par écrit.
Obtention du consentement
etfs vous informe des raisons pour lesquelles certains renseignements personnels sont nécessaires avant d’obtenir votre consentement. Le consentement peut être implicite lorsque vous divulguez volontairement certains renseignements personnels. etfs doit obtenir votre consentement, écrit ou verbal, dans la plupart des cas où vos renseignements personnels sont recueillis ou communiqués. etfs doit aussi obtenir votre consentement lorsque les renseignements sont destinés à une autre utilisation que celle qui vous a d’abord été présentée. etfs consigne votre consentement dans votre dossier.
Divulgation et utilisation des renseignements personnels
etfs ne divulgue aucun renseignement personnel à quelque tierce partie que ce soit sans votre consentement écrit, à moins que cette divulgation ne soit autorisée ou prescrite par les lois fédérales ou provinciales. etfs doit s’assurer que votre consentement est éclairé, en vous expliquant les raisons pour lesquelles l’information confidentielle est divulguée. etfs peut aussi communiquer vos renseignements personnels aux parties suivantes, lorsqu’elles en ont besoin pour remplir leurs fonctions : le fournisseur de votre assurance, les filiales d'etfs, le personnel d'etfs et les tiers retenus par etfs pour vous offrir les services requis. etfs limite les renseignements divulgués aux renseignements qui sont nécessaires aux fins dont vous avez été informé.
Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement ou refuser que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués pour toute fin dont vous avez été informé au préalable. Dans certaines circonstances, votre consentement peut être requis pour des raisons légales ou contractuelles. Dans de tels cas, le retrait ou le refus de donner votre consentement peut nous empêcher de vous offrir certains services; par exemple, votre couverture ou votre droit à indemnisation au titre d’un contrat d’assurance pourrait être touché. Pour obtenir toutes les précisions, veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels. (Voir la rubrique « Questions et demandes d’accès ».)
Protection des renseignements personnels
Vos renseignements personnels sont consignés dans des dossiers papier ou des fichiers électroniques clairement identifiés. Les dossiers papier sont rangés dans une zone sécurisée dont l’accès est restreint, et ils sont conservés en toute sécurité, de manière à ce que leur contenu demeure à l’abri de toute personne non autorisée. Les fichiers électroniques sont également conservés dans des bases de données sécurisées, dont l’intégrité et l’exactitude sont assurées par le service des technologies de l’information. L’accès à ces bases de données est restreint et les systèmes sont protégés, notamment au moyen de pare-feu.
La règle est stricte à etfs; aucun document, disque ou autre dossier physique ou électronique renfermant des renseignements personnels ne peut être jeté sans que toutes les précautions aient été prises pour éviter que ces renseignements soient récupérés. Tous les documents qui contiennent des renseignements personnels devenus inutiles doivent être détruits.
Accès aux renseignements personnels
etfs vérifie d’abord l’identité de la personne qui veut obtenir des renseignements personnels avant de lui permettre d’y accéder. Vous pouvez accéder à votre propre dossier en envoyant une demande écrite à cet effet. etfs fait alors une copie de votre dossier et vous l’envoie personnellement. Si vous croyez que vos renseignements personnels ne sont pas à jour ou exacts et que c’est effectivement le cas, etfs peut alors modifier ou corriger les erreurs. Pour obtenir toutes les précisions sur l’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels. (Voir la rubrique « Questions et demandes d’accès ».) Dans certaines circonstances exceptionnelles, etfs peut refuser l’accès aux renseignements personnels.
Conservation des renseignements personnels
etfs conserve vos renseignements personnels tant qu’ils sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour satisfaire aux exigences légales et contractuelles.
Questions et demandes d’accès
Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, si vous vous interrogez sur la manière dont etfs gère vos renseignements personnels ou si vous avez des questions en ce qui a trait à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels, au 1 800 465-8602 ou au (819) 566-8833. Vous pouvez également lui écrire à l’adresse suivante :
etfs
Agent de protection des renseignements personnels
73, rue Queen
Sherbrooke (Québec) J1M 1J3
Courriel:
privacyofficer@etfsinc.com
Si vous n’êtes pas satisfait des réponses que vous obtenez, vous pouvez communiquer avec les institutions suivantes :
